Introdução: A Cobertura de Estoque (CE) na farmácia hospitalar reflete o período de tempo em que é possível atender à demanda de dispensação sem necessidade de abastecimento, importante indicador de desempenho. A falta de um item pode comprometer o tratamento do paciente, aumentar o tempo de internamento reduzindo o giro dos leitos. Por outro lado, grandes estoques podem configurar recursos financeiros imobilizados, espaços mal utilizados, consumo excessivo de energia e maior risco de perdas. Assim a busca constante pela eficiência deve garantir a qualidade do serviço com otimização dos recursos. Metodologia:s de trabalho estratégicas aliadas a sistemas robustos de gestão de estoque permitem maximizar o desempenho, reduzir desperdícios, evitar não conformidades acarretando no aumento da produtividade. Objetivo: Reduzir a CE de 12 para 08 dias em uma farmácia satélite de um hospital privado de grande porte em Salvador de março a junho 2019. Metodologia: Utilizou-se a Metodologia: LEAN SIX Sigma para análise do processo de ressuprimento diário da farmácia satélite e a ferramenta GTplan Supply Chain Intelligence, módulo DRP, Distribution Requirements Planning, para análise do estoque, monitoramento da CE e realização dos pedidos a Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF). Resultados: A cobertura de estoque em março era de 12 (doze) dias o que representava um valor de R$119.030,00 reais em estoque, sendo que 4,9% desse valor estava sem movimentação há pelo menos 90 dias. Foram identificados 672 itens com estoque alto ou muito alto considerando o consumo diário previsto que somavam um valor de R$ 63.230,14 reais em excesso no estoque. Por outro lado, a farmácia também apresentava histórico de rupturas frequentes no estoque, realizando uma média diária de 06 (seis) pedidos extras e/ou urgentes à CAF. Com a identificação dos itens em excesso foi possível remanejá-los para outras farmácias satélites do hospital com maior consumo, com isso em junho a CE alcançou 09 dias representando R$ 107.083,79 reais e a taxa de itens parados a pelo menos 90 dias caiu para 2,79%. Ainda encontram-se em excesso no estoque R$ 31.225,09 reais a serem consumidos ou remanejados para alcançar o alvo de CE em 8 dias. Para isso estão sendo tomadas as seguintes ações: treinamento do pessoal responsável pelo pedido para reduzir a insegurança com o novo sistema, monitoramento diário dos pedidos extras e urgentes para ajuste de parametrização e remanejamento de itens ainda em excesso para outras farmácias satélites com maior consumo. Conclusão: Com a visão do Lean Six Sigma de otimização dos processos e eliminação dos retrabalhos, aliado a possibilidade de automação do pedido de ressuprimento via ferramenta gtPLan foi possível identificar os itens em excesso no estoque e as falhas no processo de programação do ressuprimento o que viabilizou ações diretivas para a redução de três dias de cobertura com garantia de baixo risco de ruptura de estoque.
Introdução: A gestão do estoque na farmácia hospitalar tem como desafio garantir o abastecimento com baixo risco de rupturas, evitar perdas e otimizar o uso dos recursos financeiros. As perdas podem afetar a sustentabilidade da instituição e evidenciam oportunidades de melhorias na gestão da farmácia. Os indicadores de desempenho são ferramentas que permitem comparar resultados, prever tendências e planejar ações efetivas. Objetivos: Analisar as perdas nas farmácias satélites de um hospital privado de grande porte em Salvador, ocorridas nos primeiro trimestre de 2019 comparando com o mesmo período do ano anterior. Métodos: Realizou-se uma avaliação retrospectiva das perdas em 16 farmácias satélites, ocorridas no primeiro trimestre de 2018. Utilizou-se o sistema de gerenciamento de estoque SOUL MV Hospitalar ® para extrair os dados que foram tratados no Excel® onde se obteve os indicadores de perda mensal geral, por farmácia e por motivo. Esta análise foi realizada em dezembro/2018 e um plano de ação passou a ser executado a partir de em janeiro/2019 com monitoramento contínuo dos indicadores acima descritos. Resultados: As perdas no 1º trimestre de 2018 representaram 2,07% do valor do estoque no final deste período, sendo vencimento o principal motivo (88,19%), seguido das quebras (5,86%), outros motivos somaram 5,95%. Assim as ações foram direcionadas à prevenção do vencimento. Na dispensação além das rotinas já implantadas: PVPS (primeiro que vence, primeiro que sai) e identificação dos produtos com validade ≤ 90 dias com etiqueta diferenciada para priorizar saída, as prescrições desses itens passaram a ser monitoradas diariamente. Quando a prescrição era identificada, o item era transferido para a farmácia responsável pelo atendimento do paciente. Para os materiais hospitalares o acompanhamento foi feito pelo relatório de consumo a partir das solicitações avulsas da enfermagem. Em relação a programação do ressuprimento pela CAF foi implantado pedido por COTAs o que auxiliou evitando excessos, reduzindo itens parados e a probabilidade de perdas que ao final do 1º trimestre de 2019 representaram 0,54% do valor total do estoque. O vencimento manteve-se como principal motivo (69,28%) mas foi um ¼ do valor perdido por esta causa no mesmo período em 2018. As quebras representaram 24,37% e outros motivos somaram 6,35%. Conclusão: A performance de prevenção de perdas no 1º trimestre de 2019 foi superior comparado ao mesmo período de 2018, representando uma redução de perda de ¼ do valor total. Como estratégia ao alcance do objetivo destaca-se o monitoramento diário do consumo, o remanejamento de itens entre farmácias satélites, a parametrização das COTAs no sistema informatizado e o uso das ferramentas de controle como os Indicadores de Gestão. Tais medidas contribuíram significativamente em um ganho na perspectiva econômica do Planejamento Estratégico da Instituição.
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