Structuring a process management center of excellence

Abstract

In view of the growing complexity and scope of processes in organizations, it is increasingly necessary to structure their process management tasks. Organizations have sought guidelines to structure a process center of excellence -PCE. However, there is still no consensus on how to structure this kind of organizational unit. This paper proposes the organizational structure and main macro-processes entailed in setting up a PCE.

Fatores Envolvidos na Estruturação de um Escritório de Processos em uma Organização Pública

“…Miers [14] destaca que o estabelecimento de um BPMO é um fator crítico de sucesso para iniciativas de BPM. Segundo Paim [15], sua estruturação pode trazer diversos benefícios como o entendimento adequado dos processos, desenvolvimento e aprimoramento organizacional, além do funcionamento integrado e coordenado das atividades.…”

“…A construção de um Escritório de Processos afeta diretamente a estrutura organizacional [15]. Um BPMO, por consistir em uma unidade funcional, deve ser construído de modo a se adequar ao tipo de estrutura adotado pela organização e deve ter flexibilidade para evoluir sinergicamente.…”

“…De acordo com Paim et al [15], as conquistas do BPMO (ex. : processos melhorados) elevam a relevância desta unidade e criam um referencial de valor na organização.…”

“…Kohlbacher [8] afirma que a abertura à mudança de cultura é o que diferencia uma organização tradicional de uma empresa orientada por processos. Segundo Paim et al [15], reduzir a visão vertical e as ações que contribuem para o crescimento individual dos departamentos é um desafio. Santos [19] ressalta que, enquanto organizações privadas possuem estrutura flexível e buscam contínua inovação; as públicas são regidas por leis e regulamentações que dificultam a mudança.…”

“…A Gestão de Processos de Negócio (do inglês Business Process Management -BPM) tem sido uma estratégia amplamente adotada por organizações que buscam a eficiência e a melhoria da entrega dos seus serviços [8], [9]. Para definir diretrizes e orientar as ações de BPM, unidades funcionais denominadas de Escritório de Processos (do inglês Business Process Office -BPMO) têm sido estruturadas e evoluídas, aumentando a efetividade da Gestão de Processos de Negócio [15], [16], [14].…”