Sosiaalialan asiakastietojärjestelmissä paljon parannettavaa: käyttäjäkokemukset 2019

Abstract

Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaatiolle on asetettu paljon odotuksia niin palveluiden laadun, saavutettavuuden kuin tehokkuuden osalta. Asiakas- ja potilastietojärjestelmiltä odotetaan paljon tavoitteiden saavuttamiseksi. Asiakastietojärjestelmät ovat laajasti käytössä sosiaalialalla, mutta niiden käyttöä työvälineenä ja niiden avulla saavutettuja hyötyjä on tutkittu ammattilaisten näkökulmasta vain vähän. Keväällä 2019 kartoitettiin ensimmäistä kertaa valtakunnallisesti sosiaalialan ammattilaisten käyttäjäkokemuksia asiakastietojärjestelmistä. Tässä artikkelissa kuvataan kyselytutkimuksen toteutus ja tulokset eniten käytettyjen tuotemerkkien osalta. Tutkimus toimii pilottina vuonna 2020 toteutettavalle sosiaalialan ammattilaisten käyttäjäkokemuskyselylle, joka on osa valtakunnallista Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien seurannan ja arvioinnin hanketta (STePS 3.0).
 Tutkimusaineisto kerättiin keväällä 2019 sähköisellä kyselyllä, joka pohjautui lääkäreille ja hoitajille aiemmin toteutettuihin käyttäjäkokemuskyselyihin. Sosiaalialan kyselyn teemoina olivat tekninen toimivuus, käytettävyys, tuki asiakastapauksen hahmottamiselle ja oman työn hallinnalle, yhteistyö ja tiedonkulku sekä järjestelmien hyödyt ja haitat. Aineisto koostui 1145 eri tehtävässä ja toimintaympäristössä toimivan sosiaalialan ammattilaisen vastauksista. Tätä artikkelia varten aineistosta on analysoitu vastaajien eniten käyttämien asiakastietojärjestelmien tuotemerkkien osalta joukko edustavia väittämiä kyselyn eri teema-alueista.
 Kaikkien asiakastietojärjestelmien kouluarvosanojen keskiarvo oli 6,7. Asiakastietojärjestelmiä pidettiin teknisesti vakaina ja toimivina, mutta arviot tiedonkulussa ja monialaisen yhteistyön tuessa, asiakkuuksien hallinnassa ja asiakkaasta saatavan kokonaiskuvan hahmottamisessa tietojärjestelmissä olivat varsin kriittisiä.
 Käyttäjien kokemuksia tutkimalla on mahdollista saada arvokasta tietoa asiakastietojärjestelmien kehittämisen ja suunnittelun tueksi. Jatkotutkimuksen aiheena on yksityiskohtaisempia ja fokusoidumpia analyysejä laajasta kyselytutkimusaineistosta muun muassa eri vastaajajoukkojen osalta.

Tietojärjestelmät sairaanhoitajien työn tukena eri toimintaympäristöissä: kokemuksia tuotemerkeittäin

“…Sairaanhoitajat työskentelevät sosiaalihuollossa asiakastyössä ja terveydenhuollossa potilastyössä käyttäen sekä terveydenhuollon että sosiaalihuollon tietojärjestelmiä [4,30]. Yleisimmät terveydenhuollon tietojärjestelmät palvelevat myös sosiaalialalla työskenteleviä sairaanhoitajia [29].…”

Sosiaalialan ammattilaiset halukkaita osallistumaan asiakastietojärjestelmien kehittämiseen – osallistumistavoissa kehitettävää

“…Tietojärjestelmien sekä niiden avulla kerättävän datan odotetaan toimivan tulevaisuudessa entistä paremmin alan ammattilaisten, johdon ja palveluiden kehittämisen tukena [2][3][4]. Aiempi tutkimus on osoittanut, ettei sosiaalialan tietojärjestelmien suunnittelussa ole huomioitu riittävästi loppukäyttäjiä ja heidän tarpeitaan [5][6][7][8][9][10]. Pahimmillaan tietojärjestelmien on koettu olevan jopa ristiriidassa käytännön työstä nousevien tarpeiden kanssa [10][11][12][13].…”

“…Aiempi tutkimus on osoittanut, ettei sosiaalialan tietojärjestelmien suunnittelussa ole huomioitu riittävästi loppukäyttäjiä ja heidän tarpeitaan [5][6][7][8][9][10]. Pahimmillaan tietojärjestelmien on koettu olevan jopa ristiriidassa käytännön työstä nousevien tarpeiden kanssa [10][11][12][13]. Tietojärjestelmien onnistunut kehittäminen toimintaympäristöönsä soveltuvaksi vaatiikin sekä johtotason että käytännön työntekijöiden mukanaoloa [6,14].…”

“…Avopalveluissa työskenteli 68% ja lastensuojelun tehtävissä 22%. Vastaajajoukkoa on kuvattu tarkemmin tutkimusryhmän aiemmassa julkaisussa [10]. Kehittämiseen liittyviin kysymyksiin vastasivat lähes kaikki kyselyyn vastanneet (97-100%).…”

“…Haasteena on myös tiedon pirstaleisuus ja asiakkaasta saatavan kokonaiskuvan muodostuminen. [8,9,10,13,19] Käyttäjien osallistumisella tietojärjestelmien kehittämiseen tavoitellaan parempaa tietojärjestelmien käytettävyyttä ja soveltuvuutta toimintaympäristöönsä. Käytettävyys määritellään standardin mukaisesti käyttäjän tavoitteiden saavuttamisen kautta tuloksellisuudeksi, tehokkuudeksi ja tyytyväisyydeksi [15].…”