Key features of information management systems (IMSs) for automation in university libraries: a view point of information professionals in Pakistan

Abstract

PurposeThe purpose of this study is to investigate the key features of information management systems (IMSs) for automation in university libraries. This study also highlights the use of library information management systems in university libraries and the satisfaction of university librarians in using various IMS.Design/methodology/approachThis study is quantitative in nature. A survey research method has been applied to achieve the research objectives. Purposive sampling has been used to select the targeted population which consisted of 157 librarians working in university libraries. Data were collected through a web-based questionnaire. Descriptive and inferential statistics were applied to analyze the collected data by using SPSS software.FindingsFree and open source software are widely used in university libraries to manage the bibliographic information of library material. KOHA is the most used software for library automation in university libraries of Pakistan. The key features of library information management system (IMS) include reliability and security of the software, user-friendly interface, advance searching options, use of library standards (MARC, Uni MARC, RDA), online upgradation, technical support of developing company, shared cataloging, multilingual features of software, etc (See Figure 4). The study recommends that the above-mentioned features must be considered by university librarians when selecting any software for library automation. Results showed that apart from the use of KOHA software, there are also some other software which are being used for library automation in university libraries of Pakistan. These systems include; Virtua, Library Management System (LMS), and Library Information Management Systems (LIMSs).Practical implicationsThis study has practical implications for university librarians in Pakistan as well as in other countries. Librarians can use the results of this study as a blueprint before selecting any information management system to automate the library record.Originality/valueThis study identifies the core features of IMS for automation in libraries. These features have been recommended by informational professionals who have been working in automated libraries and possess adequate professional experience in using library automation software.

Editorial: 40th anniversary: contemporary library research

“…This is particularly important as a measure against library lockdowns during the COVID-19 pandemic (Huang et al , 2021, 2022a; Fasae et al , 2021; Guo et al , 2021; Meng et al , 2022; Yu et al , 2022). Khan and Ayesha (2022) studied information management systems for automation in university libraries. Also, Xu and Du (2022) used the information system success model and affinity theory to study factors influencing undergraduates' intention to use university digital libraries.…”

Artificial Intelligence (AI) in Pakistani university library services

“…Automation initiative took place in the libraries through Koha and other automation library software. In recent study (Khan and Ayesha, 2021). 18.01%) university libraries use RIFD base technologies in the libraries for the security of books (Ali, 2017).…”

Desarrollo de un sistema de gestión para la seguridad de la información basado en metodología de identificación y análisis de riesgo en bibliotecas universitarias

“…Para el desarrollo del SGSI, luego de la revisión de los métodos establecidos por Jamandilović y Stojanović (2018), se establecen como proceso a seguir la implementación de la metodología MAGERIT para la gestión de los riesgos, conformada por diez fases: alcance del SGSI, identificación de los parámetros, análisis de activos, análisis de amenazas, establecimiento de vulnerabilidades, establecimiento de impactos, análisis de riesgo intrínseco, influencia de salvaguardas, análisis de riesgos efectivo, y evaluación de riesgos:…”

“…Estos siete procesos son: el adquirir material, incorporación a colección, circular material, formar usuarios, gestión interbibliotecaria, uso de recursos electrónicos y sala de consulta especializada. Según la norma ISO, y en acuerdo con lo expuesto por Jamandilović y Stojanović (2018), cada proceso presenta sus entradas, funciones y salidas, con el objeto de asegurar la calidad, de acuerdo con el manual de calidad de la universidad.…”

“…No obstante, en este caso los autores realizan una propuesta metodológica distribuida en diez pasos, los cuales no fueron empleados en una prueba piloto, limitando el alcance de dicho estudio citado. Por otro lado, Bravo (2018) quien buscó desarrollar un sistema de gestión de la seguridad de la información para bibliotecas basado en una metodología mejorada de análisis de riesgos optimizado para los activos y procesos que sean compatibles con la norma ISO/IEC 27001:2013 dentro de una biblioteca; donde se destaca que la misma autora encuentra que en dicha organización se le da una importancia muy baja a los controles establecidos por la normatividad, lo cual trae como resultado que la gran mayoría de los controles se encuentren en un 10% de su puesta en marcha, estando la gran mayoría en las etapas iniciales. Dicha realidad también es encontrada por parte de Guamán (2019) quien evaluó la seguridad de la información dentro de una institución educativa, en este caso en el sistema de evaluación docente, encontrando que con certeza que las organizaciones actualmente no cuentan con los sistemas, políticas y mecanismos adecuados para asegurar dicha seguridad.…”