No abstract

Türkiye’de elektronik belge kullanımı, Elektronik İmza Kanunu’nun çıkmasının ardından daha da yaygınlaşmıştır. Ancak, bu olumlu gelişme bazı problemleri de beraberinde getirmiştir. Son dönemde bu belgelerin uzun süreli saklanmaları durumunda özgünlüklerini muhafaza edemeyecekleri sorunu tartışılmaktadır. Bu sorunun sebebi elektronik belgelerin iletilmeleri sırasında bazı form özelliklerinin kaybolması, belgenin ait olduğu dosya ve diğer belgelerle ilişkisinin kopması gibi ihtimallerdir. Bu sorunlardan biri de “elektronik belgelerin arşivsel bağının kurulamaması” meselesidir. Arşivsel bağ, bir belgenin form özelliklerini kullanarak üreticisi ve aynı fonksiyon kapsamındaki diğer belgelerle olan ilişkisini tespit edebilmektir. Bu bağın ortaya çıkarılmasında kullanılan önemli bir araç diplomatik metottur. Elektronik belgenin arşivsel bağı, onun üretildiği yazılım, zaman damgası, elektronik imza sahibi, imza güvenliğini sağlayan elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı ve üstveri elemanları gibi birçok etken göz önünde bulundurularak analiz edilir. Bu araştırmada, diplomatik metodun elektronik belgelerin özgünlüğünü tespit için kullanılacak arşivsel bağa katkısı incelenmiştir.

Belgeleri düzenlenmek amacıyla Milli Arşiv tarafından geliştirilen Standart Dosya Planının uygulanması sırasında çeşitli güçlükler yaşandığı bilinmektedir. Bu güçlüklerin önemli bir bölümü plandaki konu başlıklarının belediye fonksiyonlarını tam karşılamaması, bu başlıkların yeteri kadar tanımlayıcı olmaması, planın elektronik belgeler üzerinde nasıl uygulanacağının bilinmemesi, serileri oluşturacak belgelerin dosyalama anlayışındaki belirsizlik gibi çeşitli problemlerden kaynaklanmaktadır. Bu çalışmanın amacı, belirtilen problemlere çözüm yolları önermektir. İstanbul Büyükşehir Belediyesinde yürütülen dosya planı uygulamaları incelenmiştir. Görüşme, gözlem ve betimleme metodunun kullanıldığı bu çalışmanın sonucunda, güçlüklerin planın kendi içyapısından kaynaklanabildiği gibi uygulayıcıların sebep olduğu dış etkenlerden de doğabildiği anlaşılmıştır. Bu güçlüklerin, sistem yaklaşımı anlayışı içerisinde iyi tasarlanmış bir belge yönetimi programıyla aşılabileceği görülmüştür.