Neste estudo, buscou-se aplicar o Lean office na gestão de arquivos tendo como objetivo verificar a aplicabilidade do pensamento Lean na arquivística. Quanto ao método utilizado, caracteriza-se por ser uma pesquisa-ação, de abordagem quali-quantitativa, classificada como exploratória e descritiva. A coleta dos dados realizou-se por meio de observação participante, entrevista não estruturada e realização de um grupo focal. Em relação à aplicação da pesquisa, seguiram-se os seguintes passos: Treinamento e conscientização dos colaboradores para o pensamento Lean; MFV -estado atual; MFV -estado Futuro; Plano de ação e Avaliação e discussão dos resultados. Entre os resultados obtidos da pesquisa realizada, destaca-se, de forma quantitativa, a redução de desperdícios com ganhos significativos do Lead Time, diminuindo o tempo gasto para processar as atividades e tempo em que o material fica parado, esperando para ser processado. Ganhos financeiros também foram obtidos, com mais aproveitamento dos recursos e uma reformulação na forma de guardar os documentos. De forma qualitativa, destaca-se um melhor ambiente de trabalho com práticas da gestão visual para comunicação das informações e aumento da eficiência do serviço prestado, gerando mais satisfação do cliente.Palavras-chave: Lean archives; Lean office; Arquivo empresarial; Gestão documental; Gestão da informação.
<p class="corpodotexto">Este estudo aborda o uso do <em>design thinking</em> como ferramenta de interação e aproximação entre os colaboradores, comunidade e usuários da Biblioteca da Universidade do Estado de Santa Catarina (BU/UDESC). Essa nova abordagem de inovação, voltada para o <em>design thinking</em>, possibilita agregar valor às propostas a serem implantadas, pois são pensadas e estruturadas de forma participativa. O objetivo do estudo é utilizar as técnicas do <em>design thinking</em> como ferramenta para geração de serviços inovadores na BU/UDESC. A metodologia adotada foi um estudo de caso, com uma pesquisa exploratória, de natureza qualitativa. Para a coleta de dados, foram utilizados métodos de entrevistas e grupo focal, realizados com a comunidade local, docentes, discentes e bibliotecários da UDESC. Após a conclusão das fases iniciais do <em>design thinking</em>, partiu-se para a fase da Prototipação em que se realizou a tangibilização da ideia principal, ou seja, propor a criação do Espaço Acessível para atender a pessoas com deficiência na BU/UDESC. Entende-se que a ideia é passível de ser colocada em prática, contribuindo para disponibilizar informações de qualidade e promover a acessibilidade informacional no ambiente da biblioteca universitária.</p>
Uma gestão documental eficiente traz diversos benefícios, não apenas ao profissional, mas, principalmente, aos gestores das empresas que podem usufruir de tais informações nas tomadas de decisão para desfrutar de vantagens competitivas acerca dos concorrentes. Tendo em vista que a eficácia é uma busca constante de qualquer empresa a fim de atingir os objetivos estratégicos e melhorar as técnicas que possibilitem mais produtividade com o uso de menos recursos financeiros. Nesse sentido, buscou-se aplicar a filosofia 5S na gestão de arquivos do Grupo Santa Fé, uma vez que é preciso melhorar os processos atuais, com menos desperdícios e mais eficiência, tendo em vista a necessidade de atender o cliente com mais eficácia diante de suas necessidades informacionais. Quanto ao método utilizado, caracteriza-se por ser uma pesquisa-ação, de abordagem qualiquantitativa, classificada como exploratória e descritiva. Entre os resultados obtidos da pesquisa realizada, destaca-se, de forma quantitativa, a redução de desperdícios com ganhos significativos do Lead Time, diminuindo o tempo gasto para processar as atividades. Ganhos financeiros também foram obtidos, com mais aproveitamento dos recursos e uma reformulação na forma de guardar os documentos. De forma qualitativa, destaca-se um melhor ambiente de trabalho e aumento da eficiência do serviço prestado, gerando mais satisfação do cliente.Palavras-chave:Arquivo empresarial. Gestão documental. Gestão da informação. 5S.Link: http://www.periodicos.ufc.br/informacaoempauta/article/view/6663
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