Este artigo realiza uma reflexão abrangente sobre as políticas de preservação digital para documentos arquivísticos, com ênfase na manutenção da fidedignidade e na garantia de acesso em longo prazo. Desta forma, são perpassados os seguintes aspectos: a evolução das tecnologias da informação; o advento do documento digital; o uso de padrões abertos; o uso de metadados; os custos relacionados; a segurança; e o planejamento da preservação em longo prazo. A metodologia consiste no levantamento bibliográfico-documental, composto por materiais previamente publicados, dentre eles: livros, teses, dissertações, textos em sites da Internet e artigos em periódicos científicos indexados no Google Scholar. Constitui uma revisão de literatura, que aborda principalmente trabalhos contemporâneos, publicados nos últimos quinze anos, período em que as discussões sobre a preservação digital se acentuaram. Desta forma, os dados coletados são processados através da análise qualitativa, e posteriormente, estruturados em seções temáticas, que apontam os principais entraves teóricos.
ResumoObjetivo. Este trabalho procura debater os pontos teóricos referentes à obsolescência tecnológica, implementação de políticas organizacionais, estratégias de preservação e sistemas informatizados.Método. Desenvolve-se o levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados, como livros, teses, sítios da Internet e artigos de periódicos científicos indexados no Google Scholar e Portal de periódicos da CAPES. A coleta de dados tem como base a análise qualitativa, e realiza uma revisão de literatura capaz de apresentar o estado da arte sobre a preservação e a fragilidade dos documentos digitais.Resultados. Entre os resultados pode-se considerar a obsolescência tecnológica uma consequencia da própria tecnologia motivada por uma evolução desenfreada. Desta forma, vem atingindo softwares, formatos de arquivo, sistemas operacionais e profissionais responsáveis pela preservação, e assim coloca um parte significativa da memória das sociedades contemporâneas em risco.Conclusões. Destaca-se a importância da políticas institucionais, das estratégias de preservação digital e dos sistemas informatizados. Através destes será possível planejar, monitorar e tratar os documentos digitais, minimizando os efeitos da obsolescência tecnológica com a finalidade de preservar seu conteúdo e sua fidedignidade. Palavras-chave Documento digital ; Documento eletrônico ; Obsolescência tecnológica ; Preservação digital ; Tecnologia da informação The vulnerabilities of digital documents: Technological obsolescence and lack of policies and practices of digital preservation AbstractObjective. This paper attempts to discuss the theoretical issues related to the technological obsolescence, implementation of organizational policies, preservation strategies and computerized systems.Method. It develops the literature previously published materials such as books, theses, websites and articles in scientific journals indexed in Google Scholar and CAPES Journal Portal. Data collection is based on qualitative analysis, and performs a literature review can provide state of the art on preserving and fragility of digital documents.Results. Among the results can be considered the technological obsolescence as consequence of the technology itself motivated by unbridled development. In this way, it has been reaching software, file formats, operating systems and professionals responsible for preservation, and thus a significant part of the memory of contemporary societies is at risk. Conclusions.It highlights the importance of institutional policies, digital preservation strategies and computerized systems.Through these is can plan, monitor and treat digital documents, minimizing the effects of technological obsolescence in order to preserve its content and its reliability.
Objetivo. Presenta un análisis de las cuestiones relacionadas con la presunción de autenticidad de los documentos nato digitales, utilizando el proceso de permisos y licencias producido en la Universidad Federal de Santa Maria como un estudio de caso.Método. La investigación tuvo como base la metodologia utilizada en el proyecto InterPARES. Se analizaron los contextos jurídicos y administrativos de origen, procedimientos, documentación y tecnología, teniendo en cuenta la Resolución n° 37 de 19 de diciembre de 2012 del Consejo Nacional de Archivos de Brasil, dónde se aprueban las Directrices para la Presunción de Autenticidad de documentos archivísticos.Resultados. El caso analizado es un sistema informático utilizado en el proceso de permisos y licencias de los maestros y el personal técnico y administrativo en la educación. Más de trece mil casos se han producido exclusivamente en los medios digitales ya que el sistema entró en funcionamiento a finales de 2012.Conclusiones. La informatización ha contribuido a la transparencia activa, de acuerdo con la Ley n° 12527/2011 y también redujo la marcha del tiempo de todo el workflow, pero la falta de cumplimiento de algunos requisitos de gestión de documentos y preservación digital que recae sobre los documentos nato digitales puede generar incertidumbre sobre el proceso de autenticidad, así como el riesgo de perder parte de la memoria de la universidad a largo plazo.
RESUMOIntrodução: Ao longo de muito tempo, a Diplomática contribuiu significativamente para a identificação da autenticidade dos documentos, ampliando seu rol de atuação quando foi influenciada por outras disciplinas, tais como a Arquivística moderna, que potencializou o seu objeto de estudo, mostrando a profunda ligação entre a espécie e sua atividade geradora. Objetivo: O presente trabalho tem como objetivo realizar reflexões acerca da evolução da Diplomática Clássica para a Diplomática Contemporânea, a relação entre esta disciplina e a Classificação Documental e os seus impactos diante a era digital, na constituição do processo de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais. Metodologia: A natureza pesquisa é classificada como básica, a forma de abordagem é classificada como qualitativa, o objetivo da pesquisa classificada como exploratória, envolvendo levantamento bibliográfico a respeito da diplomática na sua relação com a arquivística e a empregabilidade na era digital. Resultados: Após a pesquisa, compreende-se que a Diplomática perpassa os tempos, diante os aspectos de estudo da espécie documental, até o momento de sua relação com a Arquivística moderna, quando compreende o universo de estudo da Tipologia Documental, identificando-se com a Classificação, enquanto função matricial da Arquivística moderna, e utilizando dos recursos da análise da autenticidade no ambiente digital. Conclusão: É evidente que há uma relação intrínseca entre a Diplomática, em sua perspectiva contemporânea, com a Arquivística moderna, tanto na compreensão dos aspectos da tipologia documental, quanto como ferramenta essencial na análise da autenticidade no ambiente digital.
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