Data-driven management using quantitative metric and automatic auditing program (QMAP) improves consistency of radiation oncology processes

Medical Physics Practice Guideline (MPPG) 11.a: Plan and chart review in external beam radiotherapy and brachytherapy

“… 18 , 19 , 20 , 21 , 22 , 23 These programs are effective in checking logistic requirements and numerical consistency. For example, a computer program can check whether a prescription or portal image is approved by the radiation oncologist 24 or whether radiation treatment parameters agree with the planned parameters. 23 A comprehensive literature review of computer‐aided plan/chart check can be found in TG 275.…”

Segurança do paciente em teleterapia: scoping review

“…Em relação às medidas de gerenciamento de processos, as evidências sugerem a revisão periódica e contínua dos planos de tratamento utilizando métodos de análise de risco como mapas de processos, modos de falha de alto risco e análise de efeitos (FMEA), revisão dos relatórios de incidentes e de quase incidentes, criação e monitoramento de indicadores de segurança e desempenho de qualidade, como a calibração de dosimetria, verificação de dose e identificação correta do paciente. Além disso, o reconhecimento, avaliação e modificação de situações que ofereçam riscos, sejam elas no equipamento, nos procedimentos, nos fatores humanos, organizacionais e externos (Bueno, 2007;Rath, 2008Ford et al, 2009Nguyen et al, 2010;Tobias et al, 2013;Kim et al, 2013;Chera et al, 2014;Denny et al, 2014;Samost et al, 2015;Sands et al, 2017;Yu et al, 2017;Kim et al, 2017;Frewen et al, 2018;Agarwal et al, 2019;ASTRO, 2019) A efetivação da análise de risco e auditoria periódica no serviço de teleterapia, auxilia na identificação de fragilidades no processo de tratamento, subsidia ações de melhoria para o fluxo de trabalho e consequentemente beneficiando a segurança da equipe e do paciente. São exemplos destas ações a informatização do processo de tratamento, desenvolvimento de ferramentas e softwares que identificam e barram falhas (Agarwal et al, 2019;Yu et al, 2017).…”

“…Além disso, o reconhecimento, avaliação e modificação de situações que ofereçam riscos, sejam elas no equipamento, nos procedimentos, nos fatores humanos, organizacionais e externos (Bueno, 2007;Rath, 2008Ford et al, 2009Nguyen et al, 2010;Tobias et al, 2013;Kim et al, 2013;Chera et al, 2014;Denny et al, 2014;Samost et al, 2015;Sands et al, 2017;Yu et al, 2017;Kim et al, 2017;Frewen et al, 2018;Agarwal et al, 2019;ASTRO, 2019) A efetivação da análise de risco e auditoria periódica no serviço de teleterapia, auxilia na identificação de fragilidades no processo de tratamento, subsidia ações de melhoria para o fluxo de trabalho e consequentemente beneficiando a segurança da equipe e do paciente. São exemplos destas ações a informatização do processo de tratamento, desenvolvimento de ferramentas e softwares que identificam e barram falhas (Agarwal et al, 2019;Yu et al, 2017).…”

“…(Sundararamanet al, 2014;Malicki et al, 2014;Dunscombe et al, 2015;Ford et al, 2015;Kapoor et al, 2018;ASTRO, 2019) IV Realizar a análise de risco dos processos: → Informatizar os processos e prontuários; → Desenvolver ferramentas e softwares para barrar falhas; → Apresentar informações de maneira lógica para auxiliar na revisão do plano de tratamento; → Fornecer ferramentas de fluxo de trabalho para comunicação e funcionalidade de intertravamento; → Realizar periodicamente (semestralmente) auditorias para otimização de processos e elementos de infraestrutura (revisão e discussão de erros; adesão aos protocolos assistenciais e procedimentos operacionais padrão (POP); comunicação assertiva e informatizada; treinamento da equipe). (Bueno, 2007;Rath, 2008Ford et al, 2009Nguyen et al, 2010;Tobias et al, 2013;Kim et al, 2013;Chera et al, 2014;Denny et al, 2014;Samost et al, 2015;Sands et al, 2017;Yu et al, 2017;Kim et al, 2017;Frewen et al, 2018;Agarwal et al, Notificar incidentes e usar sistemas de aprendizagem para a segurança do paciente: → Criar taxonomia e sistema de notificação de incidentes de acordo com a realidade assistencial local;…”

Using a daily monitoring system to reduce treatment position override rates in external beam radiation therapy

“…In addition to our incident reporting systems, we have developed a quantitative metric and automated auditing program (QMAP), described previously, 14 to proactively control several key processes and thereby reduce the number of medical incidents and WE forms. In our previous report, we focused on timely completion of critical tasks to reduce process interruptions and distractions.In this study, we used the QMAP system to automatically produce a daily report that includes couch position overrides for all treatments delivered the previous day.…”