Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Haji Surabaya

Abstract

Rata-rata akumulasi waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya berkisar 24,39 menit. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit bahwa waktu yang teapat untuk penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah <10menit. Hal tersebut bahwa terdapat kesenjangan atau masalah terkait keterlambatan waktu dalam proses penyediaan dokumen rekam medis. Keterlambatan dalam proses penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan disebabkan oleh beberapa fakor diantaranya adalah faktor dalam unsur manajemen 5M yang meliputi man, machine, matherial, money, methode. Faktor man yang dapat menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan yaitu pengetahuan petugas kurang terkait penyediaan rekam medis rawat jalan kerena masih ada petugas dengan kualifikasi pendidikan SMA, kedisiplinan petugas kurang dalam hal waktu peneydiaan dokumen rekam medis, dan kurangnya pelatihan yang perlu dilakukan oleh pihak RS guna menambah pengetahuan petugas. Faktor  machine yaitu kurangnya jumlah rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan, komputer sering terjadi lemot, dan kurangnya troly untuk distribusi rekam medis.Faktor method yaitu belum ada Standart Operasional Prosedur (SOP) terkait peneydiaan dokumen rekam medis rawat jalan dan belum pernah dilakukan evaluasi terkait ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Faktor matherial yaitu banyak dokumen rekam medis yang tidak masuk dalam rak penyimpanan. Faktor  money  yaitu anggaran dana disediakan oleh pihak pengadaan, tetapi sampai saat ini belum digunakan untuk pengadaan rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan.

Analisis Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Menurut Model 5M di RSUD Ungaran

“…Kondisi ketenagaan dalam penelitian ini, kurang lebih sama dengan hasil penelitian Rahmawati, dkk yang menemukan fakta bahwa masih terdapat tenaga di bagian rekam medis memiliki latar belakang bukan lulusan D3 RMIK, hal ini akan berpengaruh terhadap kemampuannya dalam menyediakan dokumen rekam medis (3). Sesuai dengan Permenkes No.…”

“…Hasil penelitian Mitha Amelia Rahmawati, dkk, menyebutkan bahwa petugas penyediaan rekam medis rawat jalan tidak langsung melakukan pencarian rekam medis di rak filing tetapi masih menunggu kitir terkumpul baru dilakukan pencarian. Selanjutnya, dokumen rekam medis yang sudah ditemukan tidak langsung dikirim ke poli yang dituju pasien, namun masih menunggu troly sebagai alat bantu untuk proses distribusi (3). Hasil penelitian Yusuf, Windiyaningsih dan Soepangat, menunjukkan bahwa penempatan rak yang terlalu tinggi dan berdempetan menyulitkan petugas dalam mengambil berkas, standar pelayanan yang belum tercapai, pengadaan sarana prasarana serta seringnya mesin pencetak tracer macet menjadi penyebab dari keterlambatan penyediaan berkas rekam medis (4).…”

Analisis Waste Alur Pelayanan Rawat Jalan RS. Mata Undaan Surabaya Sebagai Upaya Peningkatan Capaian Waktu Tunggu

“…15 Menurut Rahmawati, Nuraini dan Hasan dalam penelitiannya menyebutkan bahwa ada beberapa faktor yang menyebabkan dokumen rekam medis pasien adalah mulai dari faktor sumber daya manusia, faktor perlengkapan pendukung penyimpanan berkas, faktor metode atau ketersediaan standar operasional prosedur, faktor penyimpanan berkas sampai dengan faktor anggaran dana yang disediakan oleh pengadaan. 16 Menurut Safitri, Nurfianti dan Hastuti dalam penelitiannya menyebutkan beberapa penyebab yang membuat waktu penyediaan dokumen rekam medis sudah memenuhi standar karena jarak antara tempat pendaftaran pasien, filling dan rawat jalan umum bersebelahan, dokumen rekam medis yang disimpan di rak penyimpanan tertata dengan rapi dan sistem penjajarannya sudah beraturan, sehingga petugas lebih mudah dalam mencari dokumen rekam medis pasien. 17 Pendapat tersebut sejalan dengan hasil penelitian dari Sucipto bahwa ada beberapa kegiatan yang memerlukan waktu lama yaitu pada jeda waktu pengembalian bukti daftar pasien oleh petugas distribusi dan waktu mengumpulkan berkas rekam medis.…”

Systematical Review: Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan

“…Kemudian penyebab lainnya dijelaskan oleh (Rahmawati et al, 2020) bahwa ketidakdisiplinan petugas yang tidak langsung melakukan pencarian rekam medis dan tidak langsung melakukan pendistribusian rekam medis ke poliklinik mengakibatkan keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan. Selain itu, (Rahmadhani & Anggina, 2020) menjelaskan bahwa kurangnya pengetahuan petugas menyebabkan petugas tidak mengetahui standar waktu penyediaan rekam medis rawat jalan sehingga rekam medis tersedia di poliklinik melebihi waktu yang telah ditentukan.…”

“…4) Mesin (Machine) Mesin (machine) ini berkaitan dengan alat-alat yang digunakan sebagai penunjang dalam kegiatan penyediaan. Berdasarkan penelitian Rahmawati et al (2020) faktor machine yang menyebabkan penyediaan rekam medis rawat jalan menjadi terlambat yaitu kurangnya rak filing yang berdampak pada tercecernya rekam medis. Sejalan dengan penelitian Andria & Sugiarti bahwa tercecernya rekam medis di lantai terjadi akibat kekurangan rak penyimpanan sehingga petugas merasa kesulitan ketika menemukan rekam medis.…”