Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Berkas Rekam Medis RJ di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten

Abstract

The number of outpatient medical records at RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro has the highest late provisionthat occurred in June 2019 by 44.66%. The purpose of this report was to analyze the factors causing lateprovision of outpatient medical record files at RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. This type of researchwas qualitative. Data collection techniques used in this report were interviews and observation. The resultsshowed that the factors causing late provision of outpatient medical record files was man factors, whichare the indiscipline of filing staff in retrieving medical record files and the poly / ward officers' indiscipline inreturning medical records in a timely manner. Material factors were damage to the medical record file onthe map, missfile, emergency patient form without a folder, and the form has not been assembled. Themachine factor were the sudden power failure and the lack of borrowing and returning medical records onSINERGIS. The method factor was the unavailability of regular outpatients in the registration room. Themoney factor is that there is no financial support to give awards to officers. Improvement efforts that can bedone are filing officers not waiting for some tracers to pile up when retrieving files, evaluating the processof returning outpatient or inpatient medical record files to the filing room, always sweeping againstdamaged or non-bound documents. IT added features or menus for borrowing and returning medicalrecord files to SINERGIS. The registration officer installs a regular outpatient registration flow in theregistration room.

Development of Tracer Information System on Medical Record Document

“…Sistem informasi manajemen terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang sistem operasi, manajemen rumah sakit dan pengambilan keputusan di rumah sakit dalam meningkatkan mutu pelayanan [10]. Pentingnya penggunaan tracer yaitu untuk mengetahui atau melacak peminjaman berkas rekam medis yang dipinjam oleh dokter terhadap pasien yang memiliki berkas tersebut yang sedang mendapatkan perawatan di unit pelayanan [11].…”

Incomplete Inpatient Medical Record Documents at Hospital

“…Performance improvement can be implemented by giving rewards to employees. Employees who carry out their work properly in accordance with existing procedures must be rewarded to support a service (Wulandari et al, 2020). Rewards are given to motivate employees in fulfilling their responsibilities because the optimal performance of an employee is influenced by the provision of rewards for the work of the employee (Swari et al, 2019).…”

Systematical Review: Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan

“…Berdasarkan hasil penelitian Sucipto & Purnama (2019) diketahui bahwa waktu penyediaan rekam medis rawat jalan dimulai dari pendaftaran pasien sampai dengan pendistribusian rekam medis dengan rata-rata waktu yaitu 20 menit, karena ruang penyimpanan dan poliklinik yang jauh dan tidak berada pada satu lantai. Sedangkan, waktu penyediaan rekam medis rawat jalan pada penelitian (Wulandari et al, 2020) dihitung mulai pendaftaran pasien sampai dengan rekam medis ditemukan oleh petugas dengan rata-rata waktu 11 menit. Hal ini tidak sesuai dengan Depkes RI (2008) yang menyatakan bahwa standar waktu penyediaan rekam medis rawat jalan dengan rata-rata < 10 menit.…”

“…Sehubungan dengan pernyataan di atas, diketahui bahwa waktu penyediaan rekam medis rawat jalan pada penelitian Sucipto & Purnama (2019) lebih lama dibandingkan dengan penelitian Wulandari et al (2020). Hal ini disebabkan karena pada Wulandari et al (2020) 3), ( 8), ( 13), ( 15), ( 16), Ketidakdisiplinan petugas…”