Os Sistemas de workflow em arquivística: a identificação dos modelos e a análise das ferramentas

Abstract

Apresenta a tecnologia de workflow sob a ótica da arquivística, apontando os sistemas de workflow, bem como a identificação dos modelos e a análise das ferramentas. Com base nos critérios deste estudo, foi possível identificar uma gama de ferramentas que promovem funções arquivísticas. A análise deu-se apenas nas ferramentas identificadas como sendo Sistemas de Gestão Documental (DMS), as quais são: Agorum Core, Alfresco, ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl Intranet.

Tecnologia da informação e desempenho da gestão documental

“…A GD garante que políticas e atividades sejam documentadas adequadamente, a eliminação de documentos desnecessários, a melhor ordenação nos arquivos e a guarda e preservação de documentos com valor histórico ou permanente (NASCIMENTO, 2019). As principais atividades da GD são comumente designadas como produção (criação de somente documentos essenciais); utilização e conservação (controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades da instituição); destinação (envolve a temporalidade e destinação dos documentos, guarda permanente ou eliminação) (ROCCO, 2013;LAMPERT;FLORES, 2010;NASCIMENTO;OLIVEIRA, 2016).…”