Institutional repositories aim to gather, treat and disseminate information resources produced in a given institution. The adoption of an indexing policy aims to improve information retrieval by the user community of the institutional repository, by proposing elements that standardize the practices of librarians who work in subject cataloging. The objective of the research is to analyze the perception of managers and indexers of Brazilian institutional repositories about the indexing policy for information organization and representation, with the specific objectives of performing a compared evaluation of elements and variables (characteristics, processes, and instruments) of the indexing policy regarding indexing and retrieval, discussion of vocabulary control procedures, and obtaining an overview focusing on the perception of the need for an indexing policy in Brazilian institutional repositories. Semi-structured interviews were applied to nine participants from eight institutional repositories to investigate the requirements, elements and variables of the indexing policy in the practice of managers and librarians of institutional repositories. The results reveal the need for improvements in the practices of the analyzed institutional repositories regarding the activities of subject cataloging, standardization of subject metadata, and vocabulary control, queries, and in carrying out tests or trials for continuous evaluation of indexing and information retrieval with users. The study also revealed that this scenario can be more positive if institutional repositories adopt an indexing policy for the practices they perform in repositories to be understood by managers and librarians as a tool to improve information retrieval. La política de indización en las prácticas de los repositorios institucionales brasileños: un estudio de diagnóstico desde la percepción de gestores e indexadores
Uno de los desafíos del área de Organización y Representación del Conocimiento es acompañar la dinámica del tratamiento documental frente a los cambios tecnológicos y culturales vivenciados en la contemporaneidad. Considerando la importancia de directrices de política de indización que orienten la indización por materias en bibliotecas digitales, el objetivo del trabajo fue analizar la presencia de la política de indización en ambientes colaborativos frente a las especificidades inherentes que rodean a la indización social realizada por usuarios-colaboradores para la representación temática de los documentos. Como procedimientos metodológicos, se realizó aplicación de cuestionario electrónico con responsables de bibliotecas digitales de tesis y disertaciones de Brasil. Los resultados señalan, en su mayor parte, la ausencia de política de indización que ampare la práctica contemporánea de la indización en ambientes colaborativos.
Na contemporaneidade, os repositórios institucionais possibilitam a reunião, armazenamento, tratamento, preservação e visibilidade dos recursos informacionais produzidos no âmbito acadêmico. Neste contexto, o objetivo da pesquisa foi investigar a representação temática da informação documental em repositórios institucionais no contexto de bibliotecas universitárias, por meio de entrevista semiestruturada de diagnóstico organizacional com gestores e bibliotecários catalogadores-indexadores dos repositórios institucionais da USP, UNESP e UNICAMP, com coleta de documentação. A sistematização da análise comparada no universo de repositórios institucionais investigado revela a necessidade de adequação destes sistemas de recuperação da informação no que tange à representação temática realizada pelo bibliotecário catalogador-indexador. Como considerações finais, salienta-se a importância da qualidade da representação temática dos recursos informacionais em repositórios institucionais, possibilitando a adequada recuperação por assuntos pela comunidade acadêmica.
This study aims to analyze the self-archiving policies registered by the Brazilian institutional repositories, with emphasis on the guidelines established for subject representation. Therefore, exploratory-descriptive research was carried out in order to obtain the current scenario on the situation of self-archiving in Brazilian institutional repositories. It appears that most of the 108 Brazilian institutional repositories listed in the Brazilian Institute of Information in Science and Technology (IBICT) do not have a self-archiving policy that includes the subject representation. The seven identified policies reveal that only one has explicit indications about the quality of metadata, while the others point out the concern to follow the national and international metadata standards, or with some kind of validation before the deposit, but without mentioning the subject metadata.
ResumoA fim de viabilizar a coleta de dados qualitativa de natureza introspectiva, alguns estudos em Ciência da Informação são conduzidos por meio do Protocolo Verbal. A opção pela técnica decorre da viabilidade de serem ampliados os estudos de observação, em sua maioria relacionados aos processos mentais dos sujeitos de pesquisa em atividades de leitura. Como forma de contribuir para a exploração do Protocolo Verbal em pesquisas na área de Organização e Representação do Conhecimento e oferecer subsídios para o correto emprego da técnica em destaque, o objetivo deste artigo é apresentar o Protocolo Verbal em Grupo, suas principais vantagens e desvantagens como técnica qualitativa de coleta de dados, caracterizar a comunidade científica brasileira na temática por meio de indicadores bibliométricos de produção e ligação, bem como apresentar exemplos de sua aplicabilidade em pesquisas nacionais. A análise desenvolvida viabilizou a identificação de aspectos relevantes da produção científica na modalidade em destaque, cujos resultados contribuem para o direcionamento de pesquisas futuras pela comunidade científica da Ciência da Informação. Conclui que a modalidade do Protocolo Verbal em Grupo contribui como técnica introspectiva e interativa de coleta de dados ao propiciar resultados consistentes para um conjunto significativo de pesquisas em que foi utilizada. Palavras-chave: Protocolo Verbal em Grupo. Análise bibliométrica. Pesquisa qualitativa. Organização e Representação do Conhecimento. AbstractIn order to enable the qualitative data collection of introspective nature, some studies in Information Science are conducted through the Verbal Protocol. The option for the technical results from the feasibility is magnified observation studies, mostly related to the mental processes of research subjects in reading activities. As a way to contribute to the operation of Verbal Protocol in qualitative research in the Organization and Representation of Knowledge and offer subsidies for the correct use of emphasis on technique, the purpose of this article is to present the Verbal Protocol in Group, its main advantages and disadvantages as a qualitative technique of data collection, characterize the Brazilian scientific community in the theme through production and connection bibliometric indicators and present examples of its applicability in Brazilian research. The analysis enabled the identification of relevant aspects of scientific production in the highlighted modality, whose results contribute to the direction of future research by the scientific community of Information Science. It concludes that the modality of Verbal Protocol in Group contributes as an introspective and interactive technique of data collection to provide consistent results for a significant body of research that was used.
Este estudio pretende trazar un mapa y discutir el conocimiento producido en asignación de materias en la Ciencia de la Información brasileña. Por lo tanto, se llevó a cabo la pesquisa bibliográfica por artículos científicos publicados en revistas nacionales en el ámbito de la Ciencia de la Información, utilizando como términos de búsqueda “asignación de materias” y “análisis conceptual”. El análisis del corpus de investigación permitió, entre otros, la identificación de las referencias teóricas actuantes en este universo y las tendencias actuales en la literatura nacional de Ciencia de la Información, lo que permitió esbozar una visión general de los principales desafíos y perspectivas de futuro para la pesquisa y desarollo em asignación de materias.
Objetivo: Elaborar e aplicar metodologia de avaliação do uso de vocabulários controlados para o controle de vocabulário em repositórios institucionais.Metodologia: Os procedimentos metodológicos foram realizados em duas etapas: a) análise da literatura sobre avaliação do uso de vocabulário controlado para o controle de vocabulário em repositórios institucionais e; b) aplicação exploratório-explicativa com estudos de caso de seis repositórios institucionais que utilizam vocabulário controlado e em um repositório institucional que não integra o vocabulário controlado para a indexação e recuperação por assuntos. A segunda etapa consistiu na aplicação de critérios avaliativos em duas categorias de análise: avaliação intrínseca, contendo critérios voltados para o repositório propriamente dito e a avaliação extrínseca, com critérios voltados para a análise da representação e da recuperação da informação.Resultados: Na maioria dos repositórios institucionais analisada que integram vocabulário controlado, a recuperação por assuntos apresenta boa precisão a partir de termos buscados, enquanto o repositório que não integra o vocabulário controlado necessita de maior controle terminológico dos termos correlacionados às pesquisas de teses e dissertações para maior precisão na recuperação dos recursos informacionais.Conclusões: Quanto mais especializado for o vocabulário controlado em relação ao domínio do repositório institucional, mais eficaz será a recuperação por assuntos. A falta de padronização na representação acarreta falhas na recuperação com inconsistências na interação do repositório institucional com seus usuários.
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