The Using of Information Assets in Electronic Record Management Systems

Abstract

Günümüz teknolojisindeki değişimler her alanda olduğu gibi bilgi ve belge yönetimi sistemlerinde de değişimi gerektirmiştir. Fiziksel ortamdaki belgelerin üretiminden imhasına kadar olan süreci kapsayan yaşam döngüsündeki aşamalar, günümüzde süreçlerin zorlaşması ve uzun zaman alması ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortamda olmasını zorunlu hale getirmiştir. Dijital kurumlarda elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) ile üretilmiş belgelerin korunması, sürdürebilirliği, güvenilirliği ve erişilebilirliğinin sağlanması gerekmektedir. Dijital kurumların bilgi altyapısını oluştururken deneyimli bilgi ve belge yöneticileri ile bilgi işlem personelleri, EBYS'nin verimliliği ve kullanımı açısından kurumda üretilen belgeler ile ilgili kurumun organizasyon yapısını dikkate almalı ve belge yöneticileri bilgi varlıklarının belirlenmesini, sınıflandırılmasını ve bilgi varlıklarının güncel kalmasını sağlamalıdırlar. Bu aşamadan sonra bilgi varlıklarının grup, derecelendirme, saklanma süresi, yetkilendirme, erişilebilir, yetki, dosya boyutu ve formatı belirlenmelidir. Ayrıca risk derecelendirmesinin de yapılarak kurumun bilgi altyapısı oluşturulmalıdır. Bilgi varlığı; verimli bir şekilde anlaşılması, paylaşılabilmesi, korunması ve kullanılabilmesi için tek bir birim olarak tanımlanan ve yönetilen bir bilgi yığınıdır. Bilgi varlıklarının tanınabilir ve yönetilebilir değer, risk, içerik ve yaşam döngüleri vardır. Bu çalışmada kurumun bilgi güvenliği ve yönetim sistemi standardı kapsamında varlık envanteri ve risk değerlendirme tabloları oluşturulmuştur. Varlıkların fiziksel, dijital olarak tanımlanması ve ayrıştırılması, elektronik belge yönetimi sistemi ile tespit edilmesi ve ilişkili olanların standart dosya planına göre sınıflandırılması yapılmıştır. Bu araştırmada vurgulanmak istenen kurumlarda üretilen elektronik belgelerin üretiminden imhasına kadar olan süreçte belgelerin korunması, sürdürülebilirliği, güvenilirliği ve erişebilir olmasıdır. Ayrıca bilgi varlıklarının kurumun dijital sürekliliğini sağlamada, belgelere doğru şekilde ve kısa zamanda erişilmesinde kurumun elektronik belge yönetimini verimli bir şekilde yönetmesini de önem arz etmektedir. Çalışma kapsamında Basın İlan Kurumu'ndaki elektronik belge yönetimi uygulamalarındaki bilgi varlıkları örnek olarak sunulacaktır.