Sistem Dokumentasi Dengan Metode Tag Dan Link

Abstract

Kegiatan administrasi selalu menghasilkan berkas atau dokumen, yang biasanya dikelola dengan melakukan pencatatatan data dokumen, yang selanjutnya dokumen yang dihasilkan dalam proses kegiatan yang bersifat fisik tersimpan begitu saja tanpa pengelolaan berkelanjutan. Akibat tidak terdapatnya pengelolan berkelanjutan dari proses tersebut maka mengakibatkan dokumen secara fisik menumpuk menghabiskan tempat berakibat kebutuhan tempat menjadi lebih besar secara fisik, mudah rusak akibat tempat penyimpanan atau gangguan akibat penyimpanan, serta ketika dibutuhkan disuatu pada suatu saat dalam proses pencarian membutuhkan waktu yang relatif lama. Pengelolaan Dokumen berkelanjutan diperlukan dengan dibuatkan perangkat bantu dalam pengelolaan dokumen dengan menggunakan sistem dimana setiap dokumen akan didigitasi kemudian diberikan TAG (Penandaan/Pelabelan) dan akan dihubungkan dengan metode “Link”. TAG digunakan sebagai penandaan atau pelabelan pada dokumen yang telah digitasi untuk mengelompokan, pengkategorian, dan mencantumkan keterangan singkat dari dokumen tersebut, sedangkan Link akan berguna untuk merelasikan kepemilikan atau keterlibatan seseorang dengan dokumen tersebut, sehingga bisa diketahui dan ditemukan dengan mudah serta cepat dalam temu kembali berkas yang diperlukan. Sistem ini dibangun berbasis desktop, dipilih dikarenakan akan lebih mudah dalam proses digitasi dokumen yang menghubungkan antara perangkat keras dan perangkat lunak, dengan menggunakan tools RAD Studio Delphi Xe8, dan Database Managemen Sistem yang akan mengelola data dokumen hasil digitasi digunakan MySQL