Proposta de implementação de métodos de comunicação interna e mapeamento dos processos operacionais: estudo de caso na F12 Contabilidade

Abstract

As metodologias aplicadas no meio organizacional possibilitam a solução de empecilhos do cotidiano, independente do setor de atuação. Neste sentido, apresenta-se o presente estudo de caso que se originou na F12 Contabilidade, instituição de pequeno porte localizada na cidade de Manaus (AM). Com base no diagnóstico organizacional, observou-se que as operações da empresa apresentam latentes dificuldades em relação a comunicação interna da organização. Em busca de regularizar estes obstáculos, definiu-se a seguinte pergunta problema: quais estratégias de mapeamento dos processos e desenvolvimento da comunicação interna podem ser implementadas na empresa F12 Contabilidade a fim de que se obtenha melhores resultados operacionais e eliminação do retrabalho? Portanto, tem-se como objetivo geral propor alternativas de processo de comunicação interna e de mapeamento dos procedimentos que possam eliminar o retrabalho e aumentar os resultados operacionais. Em relação às metodologias aplicadas na construção deste estudo: quanto à natureza, é qualitativa; quanto aos fins, são exploratórios; e quanto aos meios, caracterizam-se como bibliográficos. Para unificar essas metodologias com as ideias propostas, utilizou-se a ferramenta 5W2H. Como resultados, propôs-se: elaborar mapeamento de processos; investir em sistemas digitais, domínio web, armazenamento de informações, Google drive e rede backup; implementar processos de comunicação interna e compartilhar informações internamente; investir em treinamentos para os colaboradores de SPED fiscal e contabilidade gerencial; e dividir igualmente as atividades entre os colaboradores para reduzir a sobrecarga de demanda. Por fim, espera-se que, ao inserir propostas elencadas, as ações formuladas apresentem melhorias no setor operacional, de modo que, ao mapear cada procedimento interno, a repartição das atividades ocorra de forma igualitária para eliminar o retrabalho, aumentando a eficiência dos processos e eliminando o retrabalho e a sobrecarrega dos colaboradores.