Pengelolaan arsip vital sekolah di SMA PGRI 3 Jakarta

Abstract

Mengingat pentingnya arsip vital sebagai arsip kelas satu yang keberadaanya merupakan suatu syarat bagi kelangsungan operasional pemilik arsip, maka diperlukan pengelolaan yang baik dan teratur untuk mecegah kerusakan dan kehilangan setiap arsip vital yang dimiliki lembaga, tidak tekecuali sekolah sebagai lembaga pendidikan. Tujuan penelitian ini untuk menganalisis pengelolaan arsip vital yang meliputi penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan serta untuk mengetahui jenis arsip yang dapat dikategorikan vital yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan, tugas dan fungsi di SMA PGRI 3 Jakarta. Penelitian ini dilakukan menggunakan pendekatan kualitatif dan metode deskriptif melalui analisis data berupa observasi, wawancara dan studi dokumen. Analisis data menggunakan analisis fungsi organisasi dari referensi seperti dokumen, buku, peraturan perundang-undangan serta kebijakan terkait pengelolaan arsip vital dan pelaksanaan tugas dan fungsi di SMA PGRI 3 Jakarta. Kemudian analisis hukum dan analisis resiko dilakukan terhadap arsip yang dapat dikategorikan vital yang kemudian disajikan dalam bentuk tabel arsip vital. Hasil penelitian menunjukan bahwa SMA PGRI 3 Jakarta telah melaksanakan pengelolaan arsip vital seperti penggunaan, pemeliharaan serta penyimpanan yang diterapkan pada arsip kertas dan elektronik dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang ada. Namun dalam menentukan arsip vital yang ada, SMA PGRI 3 Jakarta belum melakukan identifikasi sepenuhnya terhadap arsip yang terkategori arsip vital.

Archives Governance in SMP Negeri 6 One Roof Dulupi Boalemo Gorontalo Province

“…Some indicators that are the basis for looking at records management policies are the archive arrangement planning system, organizing in the archive arrangement system, direction in archive structuring and supervision of archive arrangement, . (Rosaliana et al, 2022) (Ayurindah &;Ridu, 2022) The system involves a structured set of steps to ensure that important documents are properly stored, easily accessible, and protected. It is understandable in the opinion of Widjaja (1986), that the factors that mark a good archive include the use of appropriate storage systems, qualified archival facilities, and adequate qualifications of archival officers.…”

“…Further attention is needed to improve archive management to be more structured and efficient at SMP Negeri 6 Satu Atap Dulupi. (Rosaliana et al, 2022) Briefing in the organization of archives in schools is important to ensure that the documents are not only well organized, but also easily accessible, secured, and responsive to the needs of interested parties. It is understandable that the opinion regarding the arrangement in the arrangement of archives includes the management of the day-to-day operations of the archives.…”

“…The school is one of the formal educational institutions in its activities as the target subject of educational objectives, so the emphasis on educational administration is generally emphasized on activities related to schools such as the learning process, the leadership of the principal, supervision of teachers, and guidance of students and so on. (Rosaliana et al, 2022) (Tahrim et al, 2024) (Tahrim et al, 2024). School Archives are very important because they perpetuate History where School Archives record important events, achievements, and changes in school history.…”