Pemanfaatan Aplikasi Otomasi Kantor Berbasis Teknologi Informasi Untuk Pengelolaan Surat Dinas

Abstract

Surat menyurat sudah menjadi hal yang rutin dalam perusahaan, karena perusahaan harus menjalin relasi dengan organisasi, instansi, institusi maupun perusahaan lain. Oleh karena itu, pengelolaan surat di perusahaan sudah harus dilakukan dengan baik, efektif, dan efisien. Salah satu yang termasuk jenis surat adalah surat dinas yang merupakan surat resmi dikeluarkan oleh perusahaan yang berkaitan dengan kedinasan sebagai sarana komunikasi tertulis dalam penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui pemanfaatan aplikasi otomasi kantor P-Office (Pertamina Office Automation) berbasis Teknologi Informasi & Komunikasi (TIK) dalam pengelolaan surat dinas di Human Capital & Business Support PT Pertamina. Penelitian yang dilakukan ini adalah penelitian kualitatif menggunakan metode studi kasus dengan pengamatan dan partisipasi langsung (observasi dan partisipasi) dari 1 Maret 2022 sampai 31 Mei 2022. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa aplikasi P-Office bermanfaat dalam pengelolaan surat dinas karena dapat menghemat waktu dan kertas, juga dapat diakses melalui ponsel Android maupun iOS. Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan aplikasi berbasis TIK dapat dimanfaatkan dalam pengelolaan surat dinas dengan baik, efektif, dan efisian. Saran yang dapat disampaikan terkait hasil penelitian ini adalah perawatan (maintenance) secara rutin dan pelatihan-pelatihan agar tidak terjadi kendala yang menghambat dari proses otomasi kantor yang sudah dilakukan.