Lean Office: Uma aplicação no Departamento de Marketing de uma instituição financeira

Abstract

Lean Office: Uma aplicação no Departamento de Marketing de uma instituição financeira RESUMOO presente artigo trata de uma breve apresentação teórica da metodologia Lean Office (seus conceitos e ferramentas) e de um estudo de caso feito a partir de observações diretas em uma operação do departamento de Marketing de uma grande instituição financeira sediada no Brasil. O estudo de caso teve como objetivos principais realizar: um mapeamento das atividades presentes na operação, a identificação de processos que não agregavam valor ao produto final e uma proposta de melhorias a partir da aplicação da metodologia Lean Office visando a redução do lead-time do processo. Para isso, foram apresentados mapas de fluxo de valor do estado atual e futuro para uma das famílias de produtos, ressaltando as adaptações necessárias para alcançar o resultado desejado. O fato de o processo lidar com arquivos digitais e produzir um produto totalmente personalizável exigiu adaptações das ferramentas e conceitos básicos do Lean Office. Ideias e solução propostas pelos autores foram discutidas até se chegar a um consenso quanto ao modelo mais adequado a ser adotado. Optou-se pela criação de um banco de dados, similar a um supermercado da metodologia tradicional, e da definição de um Gestor de Processo (Gestor do Fluxo de Valor). Por fim, a aplicação dos conceitos 42 possibilitou uma redução de 32% do lead-time total da operação, passando de 31 dias para 21 dias, resultado significativo e capaz gerar grandes impactos na área. Palavras-chave: Lean Office, mapa de fluxo de valor, instituição financeira ABSTRACTThis paper presents a brief theoretical presentation of the Lean Office methodology (its concepts and tools) and a case study based on direct observations of a process in the marketing department of a major financial institution headquartered in Brazil. The case study had, as main objectives, to accomplish: a mapping of activities present in the process, the identification of the processes that do not add value to the final product and a proposal for improvements through the application of the Lean Office methodology aimed at reducing the lead-time of the process. In order to achieve that, current state and future state value stream maps for one of the product families were elaborated, highlighting the adjustments needed to achieve the desired results. The fact that the process deals with digital files and produce a fully customizable product required adjustments to the basic tools and concepts of Lean Office. Ideas and solutions proposed by the authors were discussed to reach a consensus on the most appropriate model to be adopted. The creation of a data base, similar to a supermarket in the traditional methodology, and the definition of a Value Stream Manager were the main improvements proposed. Finally, the application of the concept enabled a reduction of 32% of the total lead-time of the operation, i.e. from 31 days to 21 days, which is a significant result and can generate great impact in the area.

Lean Office: Study on the Applicability of the Concept in a Design Company

“…It is based on five Japanese words beginning with the letter S: SEIRI -Separating required resources and disposing of unnecessary resources; SEITONOrganizing necessary resources, facilitating access to them; SEISO -Maintaining a high standard of cleanliness in the workplace, tools and equipment; SEIKETSU -Ensuring the maintenance of the 5S first 3 practices in a standardized way throughout the organization; SHITSUIKE -Discipline and commitment to fulfill the first 4 S of the tool (Ishizaka et al, 2016). The 5S are a tool with great potential of use in offices aiming to create some site that allows visual control and execution of tasks in a Lean fashion.…”

“…Such a tool can include different types of items, such as forms, checklists, desktop organization maps etc. (Ishizaka et al, 2016).…”

Contribuições do lean office no departamento financeiro de uma empresa que utiliza um Centro de Serviço Compartilhado

“…Vários trabalhos demonstram a aplicabilidade do lean office em diferentes setores: Herzog (2003) descreveu em seu artigo a utilização do lean office no setor de recursos humanos da empresa Alcoa e na cotação de pedidos da empresa Bosh; Turati (2007) apresentou a lean office executado no Ministério da Fazenda; Santos (2010) abordou os conceitos lean na contabilidade em empresas que já possuíam o pensamento enxuto; Scheibler et al (2010) aplicaram os princípios lean office em um banco cooperativo; Seraphim et al (2010) utilizaram os conceitos do lean office no nível institucional na área da prestação de serviços, particularmente no segmento de saúde; Cardoso et al (2012) apresentaram a aplicação do lean office no processo de auditoria de certificação de sistema de Gestão da Qualidade Aeroespacial; Chen e Cox (2012) adotaram o lean office no setor de projetos de uma empresa de produtos eletrônicos; Cardoso e Alves (2013) efetuaram uma análise crítica da implementação do lean office em 3 estudo de casos: no atendimento fiscal de um setor administrativo público, no atraso de encaminhamentos de informações técnicas de uma distribuidora de combustíveis, e na implementação de bolsas de estudo em um programa de pós-graduação; Evangelista et al (2013) estudaram a aplicabilidade dos conceitos do lean office em uma empresa de transportes; França (2013) empregou o lean office em uma empresa de contabilidade; Gentil e Terra (2015) apresentaram as vantagens competitivas do lean office em estudos de casos em empresas de diferentes ramos de atividades; Monteiro et al (2015) usaram o lean office em uma organização do setor público; Calsavara (2016) dissertou sobre o lean office na concepção de unidades bancárias; Ferreira (2016) adotou ferramentas lean na área administrativa e gerencial de um banco; Ishizaka et al (2016) executaram o lean office no departamento de marketing de uma instituição financeira; Freitas et al (2018) em sua revisão bibliográfica apontaram os benefícios do lean office em estudos de casos da construção civil, indústria, administração púbica, educação, e setor de serviços; Monteiro et al (2017) detalharam o uso de ferramentas do lean office no departamento de logística de uma empresa; Freitag et al (2018) pesquisaram sobre o lean office no contexto da transformação digital em um estudo de caso de uma empresa de IoT (Internet of Things); Sukma et al (2018) empregaram o lean office no Serviço de Registro Civil em um órgão governamental; Magalhães et al (2019) trataram do uso do lean office na secretaria de um programa de pós-graduação de uma instituição de ensino superior.…”

Análise da relação entre práticas de desenvolvimento de produto de uma empresa com a manufatura enxuta consolidada e as práticas do PDP enxuto

“…Vários pesquisadores estudaram a aplicação de princípios enxutos em outras áreas além da manufatura, como a área de saúde (JIMMERSON;WEBER;SOBEK, 2005;SOLIMAN;SAURIN;WERLE, 2017), área da construção civil (TILLMANN; BALLARD; TOMMELEIN, 2014; ALMEIDA; PICCHI, 2018), área administrativa de marketing (ISHIZAKA et al, 2016), e a área de desenvolvimento de produtos (PERALTA et al, 2017;OPPENHEIM, 2004;SALGADO et al, 2009;SCHUH;LENDERS;HIEBER, 2008;TYAGI et al, 2015). Esses estudos na área de desenvolvimento de produto foram realizados em empresas com iniciativas relacionadas ao PDP enxuto.…”