Gestão Secretarial: Delineando Atividades, Funções e Competências Gerenciais

Abstract

O secretário executivo tem um perfil multifuncional, desenvolvendo uma visão abrangente do cotidiano secretarial e organizacional e um conjunto de atividades diversificadas e que exigem conhecimentos de várias áreas. No que se refere à gestão secretarial, percebe-se o crescente interesse de estudos sobre o tema, entretanto, ainda existem lacunas relativas aos aportes teóricos e conceituais que possibilitem a consolidação do Secretariado como área de conhecimento. Este trabalho tem como objetivo geral investigar as atividades, as funções, e as competências gerenciais necessárias à gestão secretarial, na percepção dos profissionais. Utilizou-se como metodologia um levantamento bibliográfico e uma pesquisa de campo do tipo qualitativa e descritiva. O instrumento de coleta de dados utilizado foi o questionário do tipo Likert com as opções nunca, frequentemente e sempre, contendo questões abertas com o intuito de obter maiores informações e detalhes acerca do tema estudado. O questionário foi fundamentado nas funções administrativas de Fayol (1990) e nas competências gerenciais apresentadas por Quinn et al. (2003) distribuídas nos oito papéis gerenciais, relacionando-as ao desempenho secretarial. O universo foi composto por 89 (oitenta e nove) profissionais de Secretariado Executivo. Utilizou-se a análise hermenêutica relacionando os resultados ao referencial teórico. Após a análise dos dados inferiu-se que gestão secretarial pode ser compreendida como um processo administrativo que abrange atividades inerentes às funções, aos papeis e às competências de gerenciamento, principalmente, no âmbito das áreas de atuação do secretário executivo, o que denota uma limitação para o seu conceito.

Análise da Gestão Secretarial na Gestão Documental: Um Estudo de Caso no Arquivo Geral da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE)

“…Concepções sobre a Gestão Secretarial Segundo Barros et al (2015), as reflexões em torno do conceito de gestão secretarial são recentes e requerem estudos teóricos e empíricos visando à consolidação da área. As constantes transformações do mercado de trabalho favoreceram uma evolução no perfil e campo de atuação do Secretário Executivo, em decorrência da própria evolução sócio-histórica e política da humanidade e das transformações tecnológicas ocorridas nas diferentes sociedades e instituições (Schumacher, Portela & Borth, 2013).…”

“…Aproximando a percepção da Gestão Secretarial com o desenvolvimento contínuo do profissional de Secretariado Executivo, de acordo com Marinho (2014), o novo modelo secretarial é aquele que incentiva valores como os da boa sociabilidade, o comprometimento, o bom entrosamento e o sucesso na diversidade de relacionamentos. Neste contexto, Barros et al (2015) atribui diversas competências gerenciais relativas às atribuições de gestão secretarial foram distribuídas nos papéis mentor, facilitador, coordenador, monitor, diretor, produtor, negociador e inovador. Para tanto, nessa profissão não basta apenas a formação, exigindo-se constante aprimoramento (Marinho, 2015).…”

“…A gestão secretarial pode ser compreendida como um processo administrativo que abrange atividades inerentes às funções, aos papéis e às competências de gerenciamento, principalmente, no âmbito das áreas de atuação do secretário executivo. (Barros, et al 2015) Diante da concepção de Nonato Júnior (2009), nos últimos anos o profissional de Secretariado Executivo alinhou seu desempenho às novas abordagens da Gestão Informacional, onde o saber secretarial passa a ser enxergado como um ramo estratégico e não mais técnico, complementar ou burocrático. Assim, entende-se que se uma instituição que não detém de um profissional relacionado à gestão secretarial no processo de gerenciamento da informação, possivelmente isso trará uma série de danos frequentes para organização estratégica de uma ANÁLISE DA GESTÃO SECRETARIAL NA GESTÃO DOCUMENTAL instituição, como o desconhecimento de informações e dados importantes atrelados ao processo decisório e a execução de tarefas (Moraes & Oliveira, 2015).…”

“…Para Paes (2007) Secretarial. Assim sendo, Barros et al (2015) em suas profundas pesquisas sobre a Gestão Secretarial, pode-se inferir que ela pode ser compreendida como um processo administrativo que abrange atividades inerentes às funções, aos papéis e às competências de gerenciamento, principalmente, no âmbito das áreas de atuação do secretário.…”

As Competências Gerenciais do Papel de Facilitador na atuação do Gestor Secretarial

“…Tal contribuição ocorre, entre outros, por meio de atividades que envolvem funções e competências administrativas no âmbito das atividades secretariais. Nessa perspectiva, destacam-se estudos acerca das competências gerenciais necessárias ao gestor secretarial (BARROS;FERREIRA, 2015;BARROS et al, 2013) fundamentando--se nos papéis gerenciais propostos por Quinn et al (2003). As investigações sobre essa temática, porém, necessitam de aprofundamentos relativos a cada um dos papéis de forma que ofereçam subsídios teóricos e empíricos que possibilitem a compreensão de como o secretário executivo colabora efetivamente para a gestão nas organizações.…”