Exploring the Viewpoint of Oil Industry Employees about Factors Affecting the Success of Standard Operating Procedures

Abstract

Background: Different factors affect the success of standard operational procedures (SOPs). This study was conducted to explore the viewpoints of employees of Tehran Oil Refining Company about factors affecting the usability of SOPs.
 Methods: This qualitative study was a conventional content analysis research conducted on the oil refining company employers 2020, using the semi-structured interviews. The data were analyzed by content analysis method using MAXQDA software.
 Results: The results showed that the employees had a positive perception toward the standard operating procedures and most of them used these procedures to improve work performance and reduce accidents. Also, from the viewpoint of the employees, organizational factors (desirable organizational culture, continuous supervision and evaluation and assurance of accurate implementation of instructions, and continuous personnel training), individual factors (positive perception of the personnel about the organization goals, rules obedience of the personnel, positive experiences of personnel from the implementation of instructions in the past), and environmental factors (environmental dynamics and their related SOP dynamics, desirable but formal relationships of managers and supervisors with personnel as well as optimal and standard work schedule) had a positive effect on the applicability of these procedures.
 Conclusion: The findings of this study showed that the employees, consider standard operating procedures of organizational, individual, and environmental factors effective in using standard operating instructions. Therefore, to increase the applicability of these procedures, the employees should consider their opinions.

Procedimento operacional padrão no setor de recepção e preparo da cana de açúcar de uma empresa sucroalcooleira

“…Em resumo, o POP é um documento que define claramente quem faz o que, onde, como e por que, reduzindo a variabilidade do processo e facilitando a transferência de conhecimento (Amare, 2012). Portanto, deve ser escrito com detalhes e precisão suficientes para garantir que possa ser usado com probabilidade mínima de erros ou mal-entendidos (Shaban et al, 2021). Informações implícitas devem ser evitadas, pois precisarão ser preenchidas pelo operador, aumentando o tempo de execução das atividades e podem gerar variações no resultado final Sherry, 2023).…”

“…O sucesso do POP depende do envolvimento das pessoas que irão realizar as atividades, pois o nível de aplicabilidade é afetado pela taxa de aceitação (Shaban et al, 2021). Nesse sentido, o novo procedimento costuma ter maior aceitação quando os trabalhadores são envolvidos no seu processo de criação, gerando um sentimento de propriedade e responsabilidade em cumprir aquilo que foi estabelecido, ao invés do sentimento de imposição (Amare, 2012).…”

“…Uma vez desenvolvido o POP, o próximo desafio é a adesão a ele, pois não costuma ser automática, e depende de uma intervenção da gestão (Amare, 2012;Eskandarzadeh;Fahimnia;Hoberg, 2023). Experiências positivas na aplicação do POP no passado podem afetar positivamente a aceitação dos colaboradores quanto à aplicação do procedimento (Shaban et al, 2021). Dessa forma, a aplicação bemsucedida de um POP em uma unidade ou setor da empresa pode funcionar como fator de motivação para os demais trabalhadores implantarem com sucesso esse novo procedimento.…”

“…O comprometimento e envolvimento dos colaboradores do setor foi crucial para a obtenção dos resultados apresentados e são de extrema importância para a manutenção do procedimento implantado, inclusive, para a identificação de futuras melhorias, conforme destacado por Amare (2012) e Shaban et al (2021). Esse aspecto foi bastante positivo e merece destaque, pois nem sempre os operadores demonstram a consistência e o compromisso necessários para a efetiva implantação dos procedimentos (Eskandarzadeh;Fahimnia;Hoberg, 2023).…”