Development of a Standard Methodology for Documenting Processes in an Organization

Abstract

The application of process management in our country has been extended throughout the last decade; improvement in management, high performance levels, reduction of operation times, optimization of resources and obtaining of quality certifications are among the main reasons why both public and private organizations seek to implement it. However, despite being an implicit activity within the change of management model to the process approach and even the improvement of the functional administrative model, the documentation of processes becomes an uncomfortable, complex and time-consuming task that often generates nervousness and distrust in workers. Diversity of criteria and the lack of an adequate methodology with effective tools makes it difficult to achieve the expected results. This article presents in detail the steps, their sequence and instruments used that allow an organization to raise the information of its processes and document them. As a result of different research projects developed over several years, the methodology of process mapping allowed for the documentation of all the activities of different administrative units of the Escuela Superior Politécnica de Chimborazo and not only to comply with the laws and regulations but also to improve their management. In the last application, it contributed to the development of the documentary structure of a quality management system that allowed an academic unit to achieve international quality certification.
 Keywords: management, processes, process documentation, process manual.
 Resumen 
 Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, Riobamba, Ecuador *E-mail: ingiovannyalarcon@hotmail.com La aplicación de la gestión de procesos en nuestro país se ha ido extendiendo a lo largo de la última década; mejoras en la gestión, altos niveles de rendimiento, reducción de tiempos de operaciones, optimización de recursos y obtenciones de certificaciones de calidad son entre otros los principales motivos por los cuales organizaciones tanto públicas como privadas buscan implementarla. Sin embargo y a pesar de ser una actividad implícita dentro del cambio de modelo de gestión hacia el enfoque de procesos e incluso del mejoramiento del modelo administrativo funcional, la documentación de los procesos se convierte en una labor incomoda, compleja y con un alto consumo de tiempo que suele generar nerviosismo y desconfianza en los trabajadores. Diversidad de criterios y la falta de una metodología adecuada con instrumentos eficaces complica cumplir los resultados esperados. El presente artículo presenta a detalle los pasos, su secuencia e instrumentos utilizados que le permiten a una organización levantar la información de sus procesos y documentarlos. Resultado de diferentes proyectos de investigación desarrollados a los largo de varios años, la metodología de levantamiento de procesos permitió documentar todas las actividades de distintas unidades administrativas de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo y no solo cumplir lo establecido el leyes y reglamentos sino también mejorar su gestión, en la última aplicación contribuyó a elaborar la estructura documental de un sistema de gestión de la calidad que logró que una unidad académica alcance una certificación internacional de calidad.
 Palabras claves: gestión, procesos, documentación de procesos, manual de procesos.