Design of a Business Roadmap to improve the document management processes of the Turbo Antioquia district mobility secretary through Cloud Computing

Abstract

El desarrollo de este artículo está centrado en realizar un Roadmap o mapa de ruta el cual establece la ruta ideal para mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaria de movilidad del distrito de Turbo Antioquia, utilizando los servicios de Cloud Computing.
 La problemática de la entidad está principalmente dada por las fallas presentadas en los procesos de la gestión documental y de archivos, ya que este no cumple con los parámetros de la Ley de archivos difundida por MinTIC.
 La metodología utilizada en este estudio corresponde a investigación aplicada de corte descriptivo. Para llevar a cabo el Roadmap se tuvo en cuenta diez pasos, uno de ellos fue conocer el estado actual de los procesos de la gestión documental y de archivos (AS-IS), determinar los estados deseados o futuros (TO-BE) a través de actividades tendientes a cerrar las brechas, tales como capacitar al personal administrativo o a los del área de los procesos de la gestión documental y archivo teniendo en cuenta los lineamientos del gobierno nacional a través de MinTIC y estándares internacionales. Implementar un sistema de seguridad de la información para la protección de la información en la gestión de trámites.
 El resultado de esta investigación es la realización del diseño del Roadmap, trazando las pautas establecidas para cumplir los indicadores que permiten cerrar las brechas con el objetivo mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaria Movilidad del Distrito de Turbo Antioquia.
 Para alcanzar los resultados de esta investigación, se utilizó el enfoque de arquitectura empresarial a través del diseño de un mapa de ruta, cuyo análisis en profundidad permitió conocer el estado actual (AS-IS) de las capacidades y procesos de la entidad, en el área de gestión documental. Esto vinculó a un conjunto de estrategias o actividades particulares a tiempo para cada problema presentado con el objetivo de cerrar las brechas, como un método de solución a cada problema presentado. La solución planteada se conoce como estado futuro (TO-BE), donde se presentan soluciones a los problemas encontrados en los procesos de gestión de documentos. La principal conclusión del trabajo fue que se encontró la utilización del Cloud Computing en el proceso de gestión documental como un elemento fundamental de las nuevas tendencias disruptivas en los procesos de gestión de TI.