A utilização dos recursos tecnológicos na gestão documental: uma análise do SIPAC-UFPB

Abstract

RESUMOIntrodução: A gestão nas instituições públicas está vinculada ao objetivo de atingir a satisfação do cidadão, uma vez que o Estado tem como finalidade de seus atos o interesse público. Objetivo: Analisar as mudanças proporcionadas pela implementação dos Sistemas de Informação na gestão de documentos no setor do Protocolo Geral da Universidade Federal da Paraíba. Metodologia: A pesquisa tem natureza descritiva com abordagem qualitativa, onde foram aplicados questionários com os técnicos/servidores administrativos que trabalhavam no setor. Resultados: A rigor, descrevemos e analisamos algumas das funcionalidades do SIG, com ênfase no módulo protocolo do SIPAC, nas atividades-meio (administrativas) sem deixar de avaliar o desenvolvimento da gestão documental. A pesquisa ressalta a dinâmica de acesso e uso das informações produzidas, da abertura dos processos à gestão documental, considerando o curso das mudanças tecnológicas nos procedimentos, desde o uso de fichas para a representação da informação e a tramitação de A utilização dos recursos tecnológicos na gestão documental: uma análise do SIPAC-UFPB Inf. Inf., Londrina, v. 23, n. 2, p. 372 -394, maio/ago. 2018. http://www.uel.br/revistas/informacao/ 373 processos administrativos, que eram exclusivamente em suporte de papel, até a implementação do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos, em 2013, a qual possibilitou a descentralização e o acesso mais amplo aos procedimentos administrativos. Conclusões: Identificamos a otimização dos serviços reconfigurados com o sistema híbridoeletrônico/papel -, como também melhorias no processo de gestão da informação. Descritores: Sistemas de Informação e Comunicação. Gestão Documental. SIPAC-UFPB. 1 INTRODUÇÃO A gestão nas instituições públicas, nas últimas décadas, está vinculada ao objetivo de atingir a satisfação do cidadão, uma vez que a finalidade dos atos do Estado está direcionada ao interesse público. Não obstante, o Estado Democrático de Direito e o amadurecimento da democracia, juntamente com o acesso ao fluxo de informações, trouxeram aos usuários dos serviços públicos o conceito de cidadania e maior exigência e cobrança na gerência das ações e políticas governamentais, que devem alcançar a sua finalidade (o bem comum) com eficiência, transparência e os demais princípios da Administração. Ao pensar nessas demandas, as instituições públicas têm um papel fundamental, na busca pela eficiência de seus serviços. Para tanto, os Sistemas de Informação e Comunicação (SIC) objetivam, quando utilizados de maneira adequada, maior rapidez, transparência e eficiência no fluxo de informações e na tomada de decisões por parte dos gestores. Entretanto, ao se fazer uma busca na literatura, permanece uma preocupação constante quanto à aceitação do uso das tecnologias, bem como se existem e quais os motivos dessa resistência, quando se visa proporcionar maior satisfação aos usuários. Uma vez que, por mais sofisticados e úteis que esses sistemas possam ser, quando desenvolvidos, não podem ignorar uma premissa f...