A implantação do Sistema Eletrônico de Informações na Universidade Federal de Juiz de Fora: desafios e perspectivas

Abstract

A presente dissertação foi desenvolvida no âmbito do Mestrado Profissional em Gestão e Avaliação da Educação (PPGP) do Centro de Políticas Públicas e Avaliação da Educação da Universidade Federal de Juiz de Fora (CAEd/UFJF). O caso de gestão estudado aborda a implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) na UFJF, uma plataforma de elaboração, tramitação e gestão de documentos e processos digitais. A adoção dessa tecnologia tem levado a mudanças no modo de tramitação dos processos, e a mudanças no modo de trabalhar dos servidores da universidade. Dentro desse contexto, a questão que orienta a investigação é: quais os efeitos causados pela implantação do SEI na tramitação de processos e nas rotinas de trabalho dos servidores da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE) da UFJF? Tal setor foi escolhido tendo em vista que foi o primeiro a ter seus processos implantados no sistema. O objetivo geral da pesquisa consiste em analisar os efeitos da adoção do SEI na rotina administrativa, em especial, em relação à tramitação de processos da PROGEPE, e propor um plano de ação que otimize o uso do sistema como instrumento de aumento da eficiência administrativa. Para tanto, foram escolhidos como eixos teórico-analíticos Gestão Eletrônica de Documentos, Princípio da Eficiência Administrativa e Mudança Organizacional. Como procedimento metodológico optou-se pela pesquisa documental, pesquisa bibliográfica e pesquisa de campo, esta última aplicada a partir de entrevistas semiestruturadas com pessoas que desempenham papel fundamental no processo de implantação do mencionado sistema na instituição. A pesquisa diagnosticou a necessidade de mapeamento e otimização dos processos de trabalho nos setores em que isso ainda não foi realizado; revelou alguns pontos de melhoria no que se refere à sensibilização e à capacitação dos servidores no uso do sistema; e mostrou a necessidade da realização de um estudo de redimensionamento da força de trabalho na UFJF. Com base nos resultados da pesquisa, foi proposto um plano de ação voltado a otimizar o uso do SEI nas atividades administrativas da universidade e a conduzir a integral implantação do sistema de forma exitosa.