Panorama da atuação do profissional de secretariado executivo na Universidade Federal do Pará através da gestão por competências

Abstract

As Instituições Federais de Ensino Superior [IFES] caracterizam-se pela singularidade na execução de tarefas no âmbito do ensino, pesquisa, extensão e prestação de serviços à sociedade, com objetivos de produção de conhecimento e formação de profissionais que contribuam para o desenvolvimento social, cenário este no qual o secretário-executivo (SE) está inserido. O estudo tem como objetivo geral analisar o panorama do cargo de secretário executivo da Universidade Federal do Pará [UFPA], de acordo com a distribuição dos profissionais na estrutura e competências organizacionais. O referencial teórico discorre acerca da gestão universitária pública e da atuação do profissional de secretariado executivo nesse contexto. A metodologia contou com a abordagem de métodos mistos, com técnicas de coleta de levantamento e questionário aplicado a 31 SE sobre competências desenvolvidas na UFPA, contando com técnicas de análise de conteúdo, triangulação e distribuição de frequências. Como resultados, verificou-se que a distribuição dos SE, embora razoavelmente adequada na estrutura organizacional da UFPA, ainda é desproporcional; que as principais competências desenvolvidas são Redação Oficial, Tramitar Documentos e Processos, Arquivar Documentos, Análise de Documentos, Atualização de Informações e Dados, Fluxos de Processos, Delegar Tarefas, Assessoramento de Reuniões, Oferecer Feedback e Negociação e que predominam as competências técnicas em detrimento das competências gerenciais atribuídas ao perfil do SE.

A política de desenvolvimento de competências em uma instituição federal de ensino superior: a visão de ocupantes e não ocupantes de cargos de gestão

“…A discussão sobre competências no serviço público brasileiro torna-se relevante por inúmeros fatores, dentre os quais se destacam: (1) trata-se de contexto singular de gestão (LYNN JR., 2005;PECI, 2018;ZWICK et al, 2012) MELO, 2017;, incluindo a gestão universitária (Montezano, Silva, et al, 2019;Morais & Martins-Silva, 2018;Paes et al, 2019;Paiva & Melo, 2008).…”

“…Um ponto positivo apontado pelos profissionais que não ocupam cargo de gestão em relação ao desenvolvimento de competências se refere à postura adotada pela chefia imediata Os resultados encontrados em relação às políticas e à gestão vão ao encontro de estudos anteriores (Capuano, 2015;Montezano, Silva, et al, 2019;Morais & Martins-Silva, 2018;Paes et al, 2019) que apontam que, apesar do esforço empreendido para implementação da gestão por competências no serviço público, ainda existem desafios a serem superados.…”

Perspectivas sobre a terceirização das funções de Secretariado Executivo em instituições federais de ensino

“…Especificando análises mais detalhadas acerca dos objetivos da contratação dos profissionais secretariais, as competências e atividades desenvolvidas pelos secretáriosexecutivos englobam o assessoramento e gestão no tocante ao "planejamento, organização, direção e controle de atividades nas instituições, assumindo funções estratégicas e sendo um facilitador de processos e de comunicação organizacionais" (Gomes et al, 2019, p. 12), indicando a complexidade de funções no saber e fazer secretarial, do técnico ao executivo, do gerencial ao estratégico. De modo mais específico, competências técnicas, de assessoramento e gerenciais presentes na atuação dos secretários-executivos também são evidenciadas em alguns estudos científicos em algumas universidades federais em estados brasileiros (Leal, 2014;Raviani;2015;Leal, Souza, Moreira, 2018;Paes, Figueiredo, Lemos, Oliveira, 2019) Por fim, outro retrato que é necessário pontuar e que ocorre na Administração Pública Federal Direta é a terceirização dos cargos e atribuições na prática. Gomes et al (2019) evidencia como exemplo a contratação indireta do profissional de Secretariado Executivo na Defensoria Pública-Geral da União, que figura no quadro de terceirizados do órgão.…”

“…Entretanto, o cargo de secretário-executivo representa uma demanda de especialidade alinhada às necessidades contemporâneas, notadamente em competências específicas técnicas, de assessoramento e de gestões locais (das atividades e do setor), aos gestores e órgãos colegiados e no contexto institucional (Gomes et al, 2019;Leal et al, 2019;Paes et al, 2019) e que não pode ser substituída por outros Agentes Administrativos ou similar, sob pena de gerar Por fim, verifica-se que os perfis desenvolvidos pelos profissionais de secretariado executivo, claramente, são aqueles desejados também na esfera pública, visto que a eficiência não é somente um valor, mas um princípio constitucional. Contudo é possível estimar que ainda há um descompasso entre o perfil que os profissionais de Secretariado constroem em seu fazer diário, sobretudo na iniciativa privada, com aquilo que está legalmente determinado, por exemplo, na Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), ou seja, no parâmetro utilizado pela iniciativa pública ao elaborar editais ou ao avaliar se uma profissão está obsoleta ou não (Leal et al, 2019).…”

“…Há, também, editais que já apresentam os serviços secretariais de modo mais sintetizado, o que releva uma despadronização na estrutura das funções requeridas, porém, de modo geral, preservam competências secretariais ligadas aos aspectos técnicos, tecnológicos, assessoria e gestão observadas na atuação dos secretários-executivos enquanto servidores (Leal, 2014;Raviani;2015;Souza, 2017;Leal, Souza & Moreira, 2018;Paes et al, 2019) Um ponto de destaque na análise dos termos de referência é que os custos mensais e anuais dos serviços secretariais são baseados após acordos coletivos com sindicatos da categoria secretarial e sindicatos de outros serviços, nos quais o secretariado esteja inserido, refletindo, assim, na importância executória de órgãos representativos da categoria para se assegurar condições mínimas de remuneração e trabalho, inclusive em contratações por serviços secretariais terceirizados, ainda que, assim, não haja uma uniformidade nas remunerações dos postos, variando de valores de, aproximadamente, R$ 3.300,00 a R$ 7.500,00 reais mensais.…”