A classificação e a avaliação de documentos: análise de sua aplicação em um sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais

Abstract

Na busca por maior agilidade e eficácia na realização de suas atividades, as organizações utilizam, cada vez mais, os documentos arquivísticos digitais. As características desses documentos - detentores de informações indispensáveis para a consecução dos objetivos organizacionais - permitem o acesso facilitado às informações, agilidade no desenvolvimento de projetos, compartilhamento simultâneo da informação entre indivíduos e organizações, além de promover a difusão de acervos culturalmente relevantes. Entretanto, para que tais características possam ser usufruídas, é imprescindível a adoção da gestão de documentos e informações nos ambientes digitais, apresentando-se como um desafio ao atual contexto tecnológico informacional. Neste sentido, este estudo apresenta os principais elementos identificados quando da aplicação da classificação e avaliação de documentos arquivísticos, em um Sistema de Gestão de Documentos Digitais (SGDD), de acordo com as orientações do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, analisando suas implicações. Tal iniciativa serve de auxilio no estabelecimento de projetos que visem à gestão documental em meio digital, ao mesmo tempo em que compartilha experiências e conhecimentos para o desenvolvimento da tecnologia aplicada à informação.

A gestão documental no Arquivo Público Municipal de Cariacica, Espírito Santo: novos rumos para um velho dilema

“…Feitoza e Duarte (2020), ao refletirem sobre as Memórias Organizacionais e Institucionais pelos vieses da Ciência da Informação, da Gestão e da Arquivologia, consideram que a partir de políticas de gestão organizacional e de Arquivos definidas pelas organizações -que envolvem as práticas arquivísticas de avaliação, seleção e análise de documentos -situam-se as possibilidades para a criação de espaços que integrem todo tipo de informação e conhecimento produzido dentro e fora do contexto organizacional. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/servicos-1/consulta-as-entidades-custodiadoras-de-acervosarquivisticos-cadastradas/entidades-custodiadoras-no-estado-do-espirito-santo/arquivo-geral-de-cariacica.…”

“…Em suma, a gestão de documentos arquivísticos pauta-se na aplicação de funções arquivísticas (criação, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e comunicação) que promovem o controle das informações, desde sua criação até a destinação final dos documentos (SCHÄFER;LIMA, 2012). Nessa via, este trabalho visa discutir a gestão documental no arquivo público, desenvolvendo-se em um estudo de caso realizado no Arquivo da Prefeitura Municipal de Cariacica, no Estado do Espírito Santo (ES).…”

O acesso à informação: estudo do caso das Universidades Federais Brasileiras

“…Enquanto os enfoques, tratam do recorte específico sobre o que (e como) determinado investigador abordou o tema e qual foi a sua contribuição, o que será aprofundado no próximo subcapítulo (2.2.1). 9 Produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão(ROUSSEAU e COUTURE, 1998).10 Schäfer eLima (2012); Teixeira e Flores (2012);Silva (2012);Ventura et al (2013); Carpes e Flores(2014);Cé e Flores (2016); Almeida e Medeiros (2017); Costa, Albuquerque e Pacote (2018); Rodrigues e Carneiro(2019).IncidênciaA metodologia dosAlém disso, devido ao fato de nem todas as publicações esclarecerem os aspectos metodológicos compreendidos, não foi possível obter uma incidência precisa sobre as bases nas quais as investigações se fundamentam. Entretanto, observou-se que a maioria, geralmente, possui uma natureza de pesquisa bibliográfica e/ou documental, e adotam um caráter misto, quali-quantitativo.No que tange aos autores, a maioria deles só teve 1 publicação, com exceção apenas dos professores Daniel Flores e Georgete Medleg Rodrigues, cujas publicações, vinculações e focos de estudo seguem no quadro 4.Quadro 4: autores com mais publicações/orientações.…”

“…O sistema vinculado a gestão documental e aplicado a um acervo documental da UFSC é caracterizado, de forma descritiva, como uma ferramenta eficaz de recuperação e para a disponibilização da informação nos termos da LAI(PASSARINI e KARPINSKI, 2019). Também é demonstrando, através de um levantamento documental, que as funções de classificação e avaliação, quando aplicadas em um sistema de gestão de documentos digitais, a exemplo da UFFS, favorecem significativamente a gestão informacional, refletindo na qualidade da informação arquivística que será acessada por usuários internos e/ou externos, em conformidade com a LAI(SCHÄFER e LIMA, 2012).Além da classificação e da avaliação, outras duas funções arquivísticas são tratadas como impulsionadoras do acesso à informação nas UFs, são elas: a descrição e a difusão. A descrição, por meio de um estudo de natureza documental, teve normas e metadados compreendidos e direcionados a criação e a aplicação de um quadro de descrição das resoluções do Reitor da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM)(CARPES e FLORES, 2014), as quais devem ser disponibilizadas e estarem acessíveis no sistema eletrônico da universidade.…”